GED vs Gestion documentaire : Une définition comparative des deux approches

Vous êtes probablement déjà au courant de l’importance cruciale de la gestion des documents dans le monde des affaires actuel. Or, deux termes reviennent fréquemment et semblent parfois interchangeables : la GED (Gestion Électronique de Documents) et la gestion documentaire. Cependant, ces deux concepts, bien que proches, recouvrent des réalités distinctes. Cet article se propose de vous fournir une définition comparative de ces deux approches pour vous aider à mieux comprendre les enjeux et les avantages de chacune.

Le GED pour la Gestion Électronique de Documents

Un GED (Gestion Électronique de Documents) est un système informatisé permettant de gérer l’ensemble des documents d’une organisation de manière numérique. Cela inclut la capture, le stockage, la gestion, le partage et la consultation des documents, ainsi que le suivi des versions et des accès. Les avantages d’un GED incluent l’amélioration de l’efficacité organisationnelle, la réduction des coûts liés au stockage physique des documents et la facilitation de la conformité réglementaire. Ce système est essentiel pour les entreprises cherchant à optimiser leurs processus de gestion documentaire (pour plus de détails, voir la définition d’une GED).

Le champ d’action de la GED : une approche orientée technologies.

La GED (Gestion Électronique de Documents) est un processus qui vise à organiser et à rationaliser la gestion de documents au sein d’une entreprise. Elle repose sur l’exploitation de logiciels GED spécifiques permettant de numériser, indexer, stocker, rechercher, partager et archiver les documents de manière électronique.

L’objectif principal de la GED est de faciliter l’accès aux informations contenues dans ces documents, d’améliorer leur partage et leur exploitation, tout en garantissant leur intégrité et leur pérennité. C’est une approche centrée sur l’aspect technologique qui met l’accent sur l’optimisation des processus documentaires grâce au numérique.

La GED couvre plusieurs fonctionnalités essentielles :

• La numérisation de documents papier pour leur dématérialisation.
• L’indexation et la classification des documents électroniques pour faciliter leur recherche et leur accès.
• La gestion des versions pour assurer le suivi des modifications apportées aux documents.
• La mise en place de workflows pour automatiser les processus documentaires.
• L’archivage électronique pour préserver les documents à long terme.

La gestion documentaire : une vision globale du flux d’information.

La gestion documentaire, quant à elle, est une discipline plus large qui englobe la GED, mais ne se limite pas à elle. Elle vise à organiser l’ensemble du flux d’information au sein de l’entreprise, qu’il s’agisse de documents papier ou électroniques, de données structurées ou non structurées.

La gestion documentaire prend en compte l’ensemble du cycle de vie des documents, de leur création à leur archivage, en passant par leur utilisation, leur diffusion, leur classement et leur élimination. Elle vise à optimiser non seulement le traitement des documents, mais aussi leur management, leur utilisation et leur valorisation.

Elle comprend plusieurs volets :

• La définition d’une politique documentaire, avec des règles de classification, de conservation et d’élimination des documents.
• La mise en place d’un système de gestion des documents (DMS pour Document Management System), qui peut inclure un logiciel GED mais aussi d’autres outils (CRM, ERP, etc.).
• La formation des utilisateurs à la gestion des documents et à l’utilisation des outils mis en place.
• Le suivi et l’évaluation des pratiques documentaires pour leur amélioration continue.

GED et gestion documentaire : deux approches complémentaires.

Ainsi, la GED et la gestion documentaire ne sont pas opposées, mais complémentaires. La GED est un outil qui permet de mettre en œuvre une partie de la politique de gestion documentaire d’une entreprise, en facilitant l’accès et le partage des informations contenues dans les documents.

La gestion documentaire, de son côté, offre une vision plus globale et stratégique. Elle ne se limite pas à l’aspect technologique, mais prend en compte l’ensemble des processus, des acteurs et des enjeux liés à la gestion des documents. Elle vise à optimiser le flux d’information dans l’entreprise, pour faciliter la prise de décision, améliorer la collaboration et gagner en productivité.

Pour faire le bon choix, il convient donc de bien comprendre ces deux approches et de définir vos besoins. La GED peut être une solution efficace si vous cherchez à numériser votre gestion des documents, à faciliter leur partage et leur recherche, à automatiser certains processus documentaires.

En revanche, si vous souhaitez mettre en place une véritable politique documentaire, intégrant la gestion des documents papier et électroniques, les données structurées et non structurées, et visant à optimiser l’ensemble du flux d’information au sein de votre entreprise, alors la gestion documentaire sera sans doute plus adaptée.

Dans tous les cas, n’hésitez pas à vous rapprocher d’un professionnel pour vous accompagner dans la définition de vos besoins et le choix de la solution la plus adaptée à votre contexte.

Renforcer la gouvernance et le pilotage documentaire

Au-delà des outils et des processus déjà abordés, il est essentiel d’instaurer une gouvernance de l’information structurée. Cela passe par la définition d’une taxonomie partagée et d’un référentiel de métadonnées cohérent pour faciliter la recherche sémantique, la catégorisation automatique et la réutilisation des contenus. L’utilisation de techniques complémentaires comme l’OCR pour rendre les documents papier pleinement exploitables, l’adoption de formats ouverts et la mise en place d’API garantissent une interopérabilité entre systèmes et évitent les silos. Enfin, la mise en œuvre d’une traçabilité fiable — horodatage, journalisation et preuve d’intégrité — renforce la confiance dans la chaîne documentaire et prépare aux contrôles et audits futurs.

Sur le plan opérationnel, privilégiez le pilotage par indicateurs : taux d’accessibilité, délai moyen de restitution, taux de conformité aux règles de conservation, et taux d’automatisation des tâches manuelles permettent d’évaluer le ROI et d’orienter les améliorations. La sécurité doit être pensée dès la conception : chiffrement des flux et des archives, politiques d’authentification et de droits, et tests d’auditabilité réguliers assurent la confidentialité et la résilience. Prévoyez également des règles de conservation légale et un plan de continuité pour préserver la disponibilité des informations critiques.

Favoriser l’adoption et l’optimisation continue

Au-delà de l’infrastructure et des règles, la réussite d’un projet documentaire tient souvent à la manière dont les équipes l’adoptent au quotidien. Il est utile de concevoir des parcours d’appropriation centrés sur l’expérience utilisateur : interfaces épurées, modèles de saisie standardisés et assistance intégrée. Plutôt que de déployer une solution monolithique, privilégiez des itérations rapides (pilotes par service, sprints itératifs) pour tester les cas d’usage réels et ajuster les paramétrages. L’appui d’un centre d’excellence local et de relais métiers permet d’accélérer l’adoption, créer des bonnes pratiques et animer une communauté de « champions » qui diffusent les méthodes en interne. Parallèlement, anticipez la maîtrise des coûts en évaluant le TCO : abonnements, maintenance, montée en charge et coûts de migration entre environnements (on-premise vs cloud).

Pour garder une dynamique d’amélioration, misez sur l’automatisation intelligente : l’intégration de modules d’apprentissage automatique et de robotisation permet d’automatiser l’extraction de champs, la classification et la détection d’anomalies, réduisant les tâches manuelles répétitives et accélérant la valeur ajoutée. Pensez aussi aux mécanismes d’anonymisation et de pseudonymisation pour traiter des jeux de données sensibles sans exposer d’informations personnelles, et aux stratégies de sauvegarde (sauvegarde incrémentale, stockage objet) pour garantir résilience et restauration rapide. Enfin, restez en veille sur les évolutions technologiques et organisationnelles pour adapter votre feuille de route : modèles d’adoption, indicateurs d’engagement et retours utilisateurs complètent les mesures classiques de performance.

Éco-conception et traitement avancé des flux documentaires

Au-delà de la gouvernance et de l’adoption, il est pertinent d’intégrer une dimension de durabilité et d’optimisation des parcours techniques. En concevant des pipelines d’ingestion qui combinent extraction d’entités, nettoyage et indexation sémantique, on améliore la pertinence des recherches tout en réduisant les coûts de stockage par déduplication et compression. L’orchestration de ces traitements permet de mettre en place des règles de tiering : les contenus froids migrent vers un stockage à froid moins coûteux tandis que les documents fréquemment consultés restent sur des couches performantes. La conservation de la provenance documentaire (chaîne d’événements et empreinte des transformations) renforce la traçabilité sans alourdir inutilement l’entrepôt documentaire, à condition d’appliquer des stratégies de consolidation régulières.

Sur le plan stratégique, mesurez l’impact via des indicateurs dédiés : taux de réduction des copies, latence de requête après indexation sémantique, et évolution de l’empreinte carbone liée au stockage et au transfert. Ces métriques facilitent les arbitrages entre performance, coût et durabilité, et orientent la feuille de route technologique (orchestration, API, formats pérennes). Enfin, associer ces choix techniques à une politique documentaire claire favorise une meilleure gouvernance des cycles de vie et prépare l’organisation aux exigences futures.